Es común que en los distintos puestos de trabajo en los que estamos a lo largo de nuestra vida laboral, nos lleguen a dar un correo corporativo con la finalidad de usarlo en la comunicación empresarial. Personalmente me ha tocado ser tanto usuario, como administrador y otorgar cuentas a los miembros del equipo de trabajo, por lo que conozco ambas caras de la moneda.

Primero corresponde preguntarnos, ¿cuál es la razón de que nos den un correo corporativo? De forma concreta, se relaciona con la imagen que el negocio quiere proyectar, además de hacer más eficiente la comunicación. Te prometo que enviarle una cotización a un cliente nuevo desde administracion@nombredetuempresa.com luce mucho más profesional que hacerlo desde ositabonita69@hotmail.com

Aquí me enfoco en el contexto laboral, aunque su aplicación se extiende al ámbito personal. Teniendo todo esto en cuenta, vamos con los puntos relevantes:

Eficiencia de recursos. Si vas a enviar archivos muy grandes, puedes usar servicios como Smash, Transfernow o WeTransfer en lugar de adjuntarlos en el correo. Esto es útil porque por un lado, ayudas a usar eficientemente los recursos de la empresa (recordemos que el hosting tiene un costo y el almacenamiento, aunque sea amplio, es finito), por otro, evitamos inconvenientes en el receptor, que podría tener problemas para recibir o descargar archivos superiores a cierto número de Megabytes.

Describe adecuadamente. Cuando sea posible, una buena práctica es que en tu texto seas muy concreto y lo específico lo abordes en el documento adjunto.

Evita ejecutables. Es común encontrar este tipo de adjuntos en los mails con contenido malicioso que buscan infectar nuestros dispositivos. Los puedes ubicar porque su extensión es .exe, .bat y otras similares. Debido a que los filtros podrían bloquear lo que estás enviando pensando que es algún malware, te sugiero evitar mandar esta clase de archivos.

Sé cuidadoso. ¿Seguro que no se te olvidó? Sé que esto puede sonar muy obvio, pero es increíble la cantidad de oficinistas que envían correos electrónicos muy bien redactados, para luego olvidar agregar el archivo adjunto, pasando momentos de ignominiosa vergüenza. Ten la costumbre de volver a revisar antes de pulsar el botón de Enviar, solo por si acaso. Tu imagen como profesional y los que esperan dicha información, te lo agradecerán.

Fuentes:

AFFMU. (2024, 23 de diciembre). Límites de tamaño de archivos de correo electrónico y restricciones de archivos adjuntos. Recuperado de https://www.affmu.com/es/email-file-size-limits-and-attachment-restrictions.html

HostGator México. (2023, 19 de julio). E-mail corporativo: Todo lo que necesitas saber al respecto. HostGator México Blog. Recuperado de https://www.hostgator.mx/blog/email-corporativo/

IPAXES. (s.f.). Mejores prácticas para el envío de correos. Blog para administradores de TI, Correo, Colaboración, Hosting y Seguridad. Recuperado de https://blog.ipaxes.com/mejores-practicas-para-el-envio-de-correos/

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