Finalmente llegó esa agradable mañana de primavera en la que decides abrir por primera vez las puertas de tu negocio. Todo va marchando bien, te las arreglas con pocas existencias de mercancía, un solo empleado y tus actividades diarias son algo que, con suficiente esfuerzo, puedes sacar adelante. Conforme va pasando el tiempo, te das cuenta que esa microempresa se ha ido volviendo cada vez más compleja: ahora tus ingresos son mayores, pero te toca hacerla de contador, inventarista, intendente, financiero, gestor de trámites, encargado de marketing y para rematar, también de jefe.

Como sabes que no eres el icónico personaje de La del Pirata Cojo que tanto canta Joaquín Sabina, entiendes que ese ritmo de vida no es sostenible a largo plazo, por lo que decides trabajar en los sistemas de tu emprendimiento. Esto significa que optas por ir metiendo controles de verificación, estandarizando procesos, automatizando actividades y haciendo uso de herramientas informáticas para que todo sea más eficiente. Este puede ser el momento ideal para elegir un ERP.

Cuando hablamos de ERP nos referimos a Enterprise Resource Planning, que en español es planificación de recursos empresariales. Es un software que unifica la información de una empresa y la gestiona a través de módulos como Finanzas, Ventas, Reportes, Recursos Humanos, entre otros.

La necesidad de utilizar un sistema como este empieza a notarse especialmente cuando la unidad de negocio va creciendo. Porque no es lo mismo gestionar existencias de 3 productos diferentes que de 30 o 3,000. La misma complejidad de tus actividades empresariales te harán percatarte de que necesitas usar herramientas más sofisticadas que una tabla de Excel o llevar las cuentas a mano.

Aquí corresponde valorar lo mucho que esto nos simplifica los procesos de negocio. Por ejemplo, calcular manualmente cuántas unidades de producto se vendieron durante los últimos tres años podría ser algo muy tardado, pero al utilizar un software especializado podemos generar esa información en unos cuantos segundos. Si queremos saber cuándo fue la última vez que compró el cliente X, la memoria no nos va a servir de mucho, pero un sistema informático nos puede arrojar inmediatamente datos como la fecha, hora y sucursal.

De igual manera quiero mencionar, solo de pasada, el muy importante concepto de las data driven decisions, decisiones basadas en datos. Veámoslo de esta forma: si nuestro capital y nuestro futuro dependen de tomar buenas decisiones, nos conviene que estén fundamentadas en información fiable y no en intuiciones. Y como el software mencionado procesa la información que ingresas diariamente, ahí hay datos sumamente valiosos para esto.

Esta es una invitación a los pequeños negocios a, en la medida de lo posible, digitalizar sus actividades. Ya sea Bind ERP, Aspel o cualquier software de tu elección, hay muy buenas opciones tanto hechas en territorio mexicano como en el extranjero. Úsalo, los dolores de cabeza que te evitan compensarán muy rápido el precio a pagar. Por último, quiero mencionar que hay un tipo de software que que gestiona de forma específica la actividad comercial relacionada con inventarios y ventas, sobre este abundaré en una próxima entrada: Los sistemas POS (Point Of Sale o punto de venta).

Fuentes:

Bind ERP. (2023, 3 octubre). ¿Dónde se puede usar un ERP? Bind. https://bind.com.mx/blog/tecnologia-en-la-nube/donde-se-puede-usar-un-erp

IBM. (s.f.). ¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?. IBM. https://www.ibm.com/mx-es/topics/enterprise-resource-planning

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