Anteriormente habíamos tocado el tema de la netiqueta que es el conjunto de normas que nos permiten una convivencia adecuada y ordenada en el mundo digital. Esta también es llamada, muy adecuadamente, nética o ética de la red. Curiosamente este es un punto en el que nuevamente se cruzan la informática y la comunicación.

Siguiendo esa línea, hoy es un buen momento para hablar de la netiqueta aplicada a los correos electrónicos. De entrada vamos a reflexionar un poco, ¿cuál es el propósito del email? Simplificarnos la vida, ayudándonos a comunicarnos de manera breve, eficaz y a bajo costo. Continuando con esa idea en mente, hay una serie de protocolos que se recomiendan al usar los servicios de correo electrónico, esto con el fin de que nuestro intercambio de ideas sea lo más profesional posible.

Conoce tu contexto. Aunque la cortesía y la mayoría de las reglas que expresaré en adelante no están de más, siempre es útil pensar en cómo debe ser el trato con aquellos a quienes les vamos a escribir. La forma de comunicarnos será diferente dependiendo si se trata de un jefe, un cliente o nuestros amigos de toda la vida.

Manten tu comunicación breve. Tengamos en cuenta que la finalidad de enviar un correo electrónico no suele ser abundar en detalles, sino facilitar nuestras actividades diarias con la información precisa.

¿A quién enviarlos? El mensaje que mandaremos a través de este medio, debe dirigirse a las personas a las que les corresponde realizar una acción al leerlo. Además, mandaremos CC (Copia) a los destinatarios que no están directamente involucrados, pero requieren saber qué sucede. Finalmente, CCO (Copia oculta) es para quienes requieren tener conocimiento del mensaje pero es deseable mantener su presencia en la discreción.

Cuidado con lo que recibes. El tema de los archivos adjuntos y links es de mucho cuidado, pues podrían estarnos enviando algo que lleve a infecciones de malware o al robo de datos. Si nos llega un documento que no hemos solicitado y que además procede de un contacto que no conocemos, más nos vale pensar con malicia.

La bendita ortografía. La forma en que escribimos dice mucho de nosotros mismos y proyecta ante los demás una imagen de cómo somos, más nos vale que esta sea positiva. Para esto no es necesario que seamos expertos en ello, pero sí me refiero a que al tener cuidado con los signos de puntuación, acentos y otros elementos, estamos dando a entender a nuestro interlocutor que valoramos lo suficiente su presencia, como para tomarnos la molestia de escribir bien.

Archivos de gran tamaño. Cuando necesitamos hacer llegar archivos de varios megabytes o gigabytes, el servicio del email se quedará corto. Para ello utiliza servicios dedicados a esto como WeTransfer, Smash y otros similares. Tienen versiones gratuitas y si requieres usarlos seguido, siempre está su versión de paga que viene con más funciones.

Los asuntos. Aquí la sencillez es la reina. Opta por asuntos directos y claros, recuerda que es lo primero que verán antes de leer el cuerpo del texto, por lo que conviene que sean digeribles.

Fuentes:

Mailchimp. (s. f.). What is email etiquette? Mailchimp. https://mailchimp.com/es/resources/what-is-email-etiquette/

MarketingDirecto. (s.f.). 17 normas de etiqueta para los e-mails. MarketingDirecto. Recuperado el 24 de octubre de 2024, de https://www.marketingdirecto.com/imprescindibles/e-mail-marketing/17-normas-de-etiqueta-para-los-e-mails

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